La boite à outils est un outil de communication de Knowledge Management.
Cet outil de communication a rendu l’encadrement plus autonome et responsable.
Il est un outil à entrées multiples, en liens hypertexte, organisé en thématiques RH.

1.1 La problématique

  • Les sources d’information devenaient de plus en plus nombreuses,
  • les supports de communication devenaient de plus en plus variés (support papier, liens
    HTLM, PDF, etc.),
  • la sollicitation des managers et des cadres devenaient de plus en plus chronophage
    (demande cyclique de documents),
  • la nécessité de normaliser les procédures, de les numériser et de pouvoir les consulter à tout moment.

1.2 Les enjeux

  • L’enjeu social : fournir un outil unique regroupant toutes les thématiques relatives à la vie sociale dans l’entreprise. Développer les compétences managériales ;
  • L’enjeu technologique : fournir un outil de communication RH accessible à distance et simple d’utilisation ;
  • L’enjeu sous-jacent était de fluidifier l’information et la transmission des documents. Informer, sensibiliser, former, documenter.

But : une meilleure compréhension, anticipation et intégration des processus de pilotage.

1.3 Les outils

Cette boite à outil est construite à partir d’un tableur Excel.
A chaque cellule correspond un lien hypertexte qui donne accès soit à :

  • un chapitre, un sous-thème de la base de données,
  • un lien vers un site internet en correspondance avec le thème,
  • un lien vers un document, une étude, un rapport,
  • un lien vers un support et une annexe (CERFA, modèle, méthode, procédure, etc.).

1.4 La méthodologie

Je recense les documents RH existants, j’effectue des recherches documentaires via un gestionnaire de références (Zotero) et je les normalise :

  • en document Word pour les documents ouverts (modèles évolutifs),
  • en document PDF pour les documents fermés ou les pièces certifiées (CERFA).
  1. Je sollicite l’appui des institutions (retraite, prévoyance, santé, Cap Emploi, Agefiph,
    Entreprises-Habitat).
  2. Je détermine les thématiques phares (voir ci-dessous),
  3. Je recherche les liens internet les plus pertinents en privilégiant les sources référentes : site officiel des institutions (Urssaf, Caisse de Retraite, OPCA, par exemple), sites gouvernementaux (légifrance, Service Public, par exemple), etc.
  • J’organise la base de données en thématiques pyramidales,
  • Je créé le tableau et les liens hypertextes,
  • Je recense les articles à mettre à jour périodiquement,
  • Je stocke les documents normalisés pour pouvoir modifier les modèles si nécessaire,
  • Je la complète des éléments politiques et stratégiques de l’entreprise,
  • Je complète la base des éléments manquants,
  • Je forme les managers à la gestion de l’outil et je détermine avec eux les thèmes
    récurrents, je forme le personnel RH et les cadres,
  • J’informe l’ensemble du personnel en animant une réunion thématique.

1.5 Le contenu du dictionnaire RH

Les sujets principaux :


Lien vers le doc Google Slides

En tout, ce sont plus de 500 liens et 1600 fichiers qui sont stockés dans cette base de
données.
La cvthèque sera incluse par la suite.
Cet outil est accessible depuis chaque poste raccordé au réseau.
Grace à un simple fichier Excel (liens hypertexte).

Par la suite un tableau des liens les plus utiles :

  • par services (Top 10),
  • une table référentiel-métiers.

1.6 Les résultats

Cet outil a développé le sens de l’autonomie des managers. Il est devenu leur base de
Social KM (recrutement, management, GPEC, SIRH, formation).
Ils peuvent désormais accéder aux données intemporellement et en autonomie.
C’est un outil simple, ergonomique et accessible qui a été amélioré avec les utilisateurs (expérience utilisateur).
Il nécessite cependant une mise à jour contraignante, (régulière et rigoureuse).
Il a servi à développer les pratiques GPEC, les référentiels et la stratégie RH.
Il est intégré comme outil central de communication et d’information dans la stratégie GPEC
et la politique d’entreprise. Il peut cependant devenir une « usine à gaz » si la RH n’y prends pas garde.
Cependant, un certain nombre de managers peu enclin à l’outil informatique ou résistant au management des connaisances ont souhaité une version simplifiée.

L’idée d’un BookRh reprenant les procédures opérationnelles a donc germé.

A lire, à voir :

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