Comme la plupart d’entre vous j’ai été confronté au cercle vicieux de la gestion des mails.
Plus vous en recevez, plus vous y répondez instantanément et moins vos interlocuteurs feront l’effort de la synthèse et de la patience. Sans nous en rendre forcément compte, nous sommes emportés dans un tourbillon d’immédiateté irrationnel et peu productif, quitte à oublier de poser les jalons d’un travail organisé.
Il existe un certain nombre de solutions efficaces.
Se rendre moins disponible et canaliser les communications en limitant sa consommation et sa production de mails,
Choisir le canal de communication approprié pour y gagner en pertinence,
Regrouper les activités ou les traiter par lots pour y gagner en efficacité,
Automatiser des activités redondantes pour y gagner en performance,
Organisez votre communication pour y gagner en lisibilité,
Sachez dire non.
Limitez votre consommation et votre production
La matinée est un moment privilégié pour mener à bien vos tâches les plus importantes. Ne la gâchez pas ! Si vous commencez par regarder votre boite-mail, vous avez de fortes chances de vous laisser emporter dans le flot (tri, lecture, classement, réponse, et ainsi de suite) et de remettre à plus tard des missions importantes.
Conseils
Vérifiez votre boite-mails deux fois par jour : une fois à midi et une fois à 16 heures. Le reste du temps, redirigez les messages vers un répondeur automatique. Faites l’expérience et vous pourrez constater un gain de temps journalier étonnant !
Bonjour,
Ayant actuellement énormément de travail, je n’accède à ma boite-mails que deux fois par jour, à 12 heures et à 16 heures.
En cas d’urgence, vous pouvez me téléphoner au 99-99-99-99-99.
Merci pour votre compréhension : cette disposition répond à un souci d’efficacité et de productivité. Elle me permet d’accomplir davantage pour mieux vous servir.
Téléphoner, se rencontrer, organiser une réunion, échanger des e-mails ou partager l’information sur des répertoires partagés, intranets, extranets… les moyens de communication ne manquent pas.
Les outils facilitateurs : le mail important, l’information sur des répertoires partagés et l’échange téléphonique court et cadré.
Les outils chronophages : les tâches répétitives, les requêtes récurrentes, les réunions et les échanges téléphones non préparés ou mal cadrés… et toutes les tâches qui interrompent souvent un travail plus important ou plus ambitieux (à forte plus-value).
Conseils
Utilisez deux numéros de téléphone :
un pour les appels urgents et importants,
un pour les appels non urgents.
Utilisez de préférence une ligne mobile pour les urgences (smartphone, téléphone sans fil) de manière à pouvoir être accessible aisément. La deuxième ligne (www.skype.com par exemple) sera elle aussi redirigée vers une messagerie vocale. N’oubliez pas d’informer votre interlocuteur que vous pourriez être amené à lui répondre encore plus rapidement s’il vous adresse un e-mail.
Bonjour,
Vous êtes bien sur la messagerie vocale de Jean Durand,
Je consulte ma messagerie téléphonique deux fois par jour, à 12 heures et à 16 heures.
En cas d’urgence, vous pouvez me téléphoner au 99-99-99-99-99. Sinon, laissez-moi un message et je vous rappellerai dès que j’en prendrai connaissance. Merci de m’indiquer votre adresse mail, car il m’est souvent plus facile de vous répondre plus rapidement par e-mail.
Merci pour votre compréhension : cette disposition répond à un souci d’efficacité et de productivité. Elle me permet d’accomplir davantage pour mieux vous servir.
Bonne journée,
Regroupez vos activités (similarité, complémentarité)
Prendre connaissance de l’ensemble des informations émanant de différents canaux vous permettra d’être plus productif. Vous pourrez ainsi réponse de manière pertinente en privilégiant la qualité plutôt que la quantité. De plus le traitement par lots peut vous faire gagner un temps considérable (réponses collectives, pas d’interruptions par ex). Enfin, il se pourrait que certaines informations et certains questionnement finissent par se résoudre sans que vous ayez à intervenir.
Conseils
Regroupez vos activités en consacrant un temps pour gérer l’ensemble de vos mails et un temps pour gérer vos communications téléphoniques.
Prenez soin de traiter, si cela est possible, toutes les informations dans le même temps : boite-mail, messages téléphoniques et les autres informations importantes,
Ne traitez les réponses qu’au terme de vos lectures et des évènements intervenus entre temps,
Utilisez une mind-map si nécessaire.
Outils
Rationalisez vos mails en utilisant la fonction « Si..alors ».
Choisissez d’envoyer des messages groupés et ciblés À…, Cc… Cci… en fonction de la pertinence,
Rédigez un objet précis et orienté vers l’action,
Rédigez des messages précis, concis, faciles à lire et sans fautes,
Faites un suivi des messages envoyés et reçus.
Cher monsieur,
Avez-vous reçu le projet YYY que je vous ai adressé le xx/xx/xx ?
Si non, merci de contacter Marc Dupont au 00-00-00-00-00 ou par e-mail marc-dupont@entreprise.com (copie envoyée à Jean Dupont) et de nous indiquer le délai de traitement. Jean, s’il y a le moindre problème avec ce projet, merci de contacter Catherine Durand qui est joignable au zz-zz-zz-zz-zz ou par e-mail catherine-durand@entreprise.com. Elle a délégation pour prendre les décisions en matière de suivi à hauteur de 5 000 €. En cas d’urgence, merci de m’appeler sur mon portable mais je vous fait confiance.
Ce qui est répétitif peut être automatisé ! La plupart des tâches redondantes peuvent être traitées en amont pour faciliter votre vie au quotidien. Savez-vous que 70% des e-mail incluent le nom de l’émetteur, mais seulement 58% le nom de l’entreprise. Automatiser et rationaliser le contenu de vos réponses peut aussi vous faire gagner du temps.
Conseils
Utilisez la fonction filtre pour trier, rediriger et classer les messages automatiquement (mots-clés, interlocuteurs, groupe,…). Transférez automatiquement des travaux qui peuvent être délégués,
Utilisez le répondeur automatique pour accuser réception des messages en fonction du sujet (filtre+réponse),
Archivez automatiquement,
Mettez en lien votre messagerie et votre agenda et rendez-les mobiles si possible,
Activez le suivi des messages importants voire urgents.
Nous avons parfois la tentation de conserver une routine même si nous savons pertinemment qu’elle n’est pas efficace. Perdre du temps à organiser sa communication en fait gagner beaucoup à l’arrivée. Soyez flexible et n’hésitez pas à remiser ce qui n’a pas nécessairement de plus-value.
Utilisez la méthode Eisenhower :
Ce qui est urgent et important : je le réalise en priorité,
Ce qui est peu urgent et important : je le reporte
Ce qui est urgent et peu important : je le délègue
Ce qui est peu urgent et peu important : je l’annule ou le reporte
Des outils tels que la Todolist ou le Kanban peuvent aussi vous aider à y gagner en efficacité et en transparence.
Conseils
Organisez vos dossiers (conversations, volet de lecture, volet de navigation, barre des tâches,…) et classez les messages reçus et envoyés,
Retrouvez rapidement des messages avec les fonctions de recherche et recherche avancée,
Faites un ménage régulier, conservez ou non, archivez automatiquement ou manuellement,
Rédigez un guide de gestion des mails destiné à tous les usagers de l’entreprise,
Formez à votre tour vos collaborateurs pour qu’ils deviennent efficaces et productifs,
Travaillez en mode collaboratif.
Outils
La Todolist est une liste de tâches. Ces tâches peuvent être indépendantes ou devoir, au contraire, être accomplies dans un certain ordre.
Le Kanban est un système visuel définissant les rôles et les processus dans le but d’une amélioration continue du système.
Image : source Wikipédia
Sachez dire non, sachez déléguer
Les conversations sans limite, les réunions sans objectifs, les travaux sans réelle plus-value… Bon nombre d’interactions polluent votre emploi du temps.
Osez demander en amont l’ordre du jour, les sujets abordés, les questions posées, les objectifs à atteindre, la durée fixée.
Apprenez enfin à faire confiance. Appuyez-vous sur vos collaborateurs les plus compétents et les plus motivés ou impliqués.
Conseils
N’hésitez pas à interrompre votre interlocuteur en prétextant un autre rendez-vous et en lui laissant deux minutes pour synthétiser son propos,
Demandez à passer en premier lors de la réunion et à vous évincer si cela est possible,
Invitez votre interlocuteur à vous adresser une note synthétique par écrit.
Outils
Le QQOQCCP : « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? » est une méthode empirique de questionnement. Invitez votre collaborateurs à l’utiliser pour organiser leurs propos,
La matrice SWOT est un outils stratégique permettant de déterminer les stratégies envisageables (Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces par exemple),
Slack : plate-forme de communication collaborative. Slack est une application de gestion de projet dotée d’un robot permettant de répondre automatiquement à certaines requêtes,
Trello : plate-forme de gestion de projet. Trello permet de partager des idées et de suivre l’évolution du projet sous forme de « cartes ».
Pomdoro : usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori.
Pour le reste, sachez dire non ! Poliment, respectueusement mais efficacement.
Je souhaiterai vivement participer à cette réunion. Malheureusement, ma charge de travail m’empêche d’y participer dans de bonnes conditions. Puis-je m’en dispenser ? Jean me fera un compte-rendu et je vous ferai un retour synthétique si nécessaire.
Je suis désolé de vous interrompre mais j’ai un rendez-vous dans cinq minutes. Auriez-vous l’amabilité de m’adresser un e-mail synthétisant vos propos ? Ce serait formidable.
Je suis navré mais j’ai un rendez-vous dans vingt minutes et je dois finaliser ma préparation. Pouvez-vous synthétiser vos propos en cinq minutes en me précisant ce que vous attendez de moi et les objectifs de votre démarche ? Merci beaucoup et encore désolé de vous presser !
N’oubliez pas cependant qu’une conversation reste l’outil le plus efficace pour résoudre un problème (brainstorming), un conflit (communication non-violente) ou une difficulté relationnelle (gestion des émotions). A vous de l’utiliser à bon escient.
Jean-Luc RIO, Facilitateur de changement et de talents 