Déléguer est souvent présenté comme la solution évidente pour éviter la surcharge de travail. Malgré tout, bon nombre d’entre nous continuent à faire à la place des autres et à se laisser submerger de travaux qui peuvent être confiés à des collaborateurs ou à une entreprise externe (société de service par ex).

En quelque sorte, il s’agit d’externaliser une partie de son activité.

L’art de déléguer ! Voici quelques conseils :

1- Soyez au clair avec vous-même

Déléguer oui mais quoi ? Vous pouvez presque tout déléguer ou externaliser désormais.

Vous pouvez exclure :

  • les activités relevant strictement confidentielles (secret professionnel, contrat, clause),
  • les domaines stratégiques,
  • les tâches qui font partie intégrante du cœur de votre fonction en tant qu’objectif final,
  • les activités nécessitant votre présence physique impérieuse,
  • les activités à plus-value qui vous donne du plaisir,
  • les tâches à faible gain (temps + argent).

Exemple : s’il vous faut autant de temps à rédiger la mission qu’à la réaliser et qu’en plus elle risque de vous coûter plus qu’elle ne vous rapporter. Oubliez !

2- Éliminez les activités inutiles

  1. Est-ce plaisant ?
  2. Y a-t’il une plus-value ?
  3. Est-ce une obligation ?
    Si la réponse est non à ces trois questions, il est probable que cette tâche puisse être purement et simplement supprimée.
  4. Toute tâche déléguée doit être importante et précisément définie,
  5. Toute tâche déléguée doit être gourmande en temps.

Éliminez avant de déléguer !

3- Prenez un certain nombre de précautions

  1. Assurez-vous que la mission ne dépende pas d’une personne (solution de secours prévue par le « sous-traitant » en cas de défaillance (absence par exemple).-
  2. Utilisez une carte de crédit, un code d’accès, …spécifiques,
  3. Sachez identifier les tâches que vous avez délégué : créez un nom d’utilisateur et un mot de passe spécifique pour identifier s’il faut ouvrir des comptes en votre nom par exemple.

En règle générale ne déléguez pas une tâche qui peut être automatisée ou rationalisée.

4- Soyez flexible et inventif

Si vous êtes payés 30€ de l’heure et que vous déléguez 200 heures de travail pour 2000€ … Foncez ! L’économie potentielle est de 30 x 200 = 6000€ – 2000€  = 4000€

Si rembourser des litiges de moins de 20€ vous économise 200 heures de travail (gestion des contestation) et ne vous coûte que 200€ : lâchez prise et demandez à vos collaborateurs de régler directement ces litiges par délégation.

Bon nombre de problèmes peuvent être éliminés de la sorte.

5- Faites-vous confiance et faites confiance

Les personnes qui vous entourent et les sociétés de service ont été recrutées pour leurs talents. Faites-vous confiance en ayant confiance en eux ! Mais faire confiance ne veut pas dire y aller les yeux fermés ou sans évaluer !

Objectif En interne En externe
Compétences
et disponibilité		 Choisissez une personne compétente et motivée.
Si vous constatez que la personne n’est pas disponible, reportez votre tâche ou réorganisez ses priorités.		 Demandez à travailler avec une personne qui maîtrise très bien le français (ou l’anglais).
Si vous constatez que ce n’est pas le cas, n’hésitez à demander une autre personne.
Instructions claires
et compréhension des objectifs initiaux		 Vos objectifs doivent être rédigés de la manière la plus claire et la plus simple possible.
Le vocabulaire doit être courant et précis.
En cas de doute, faites reformuler la demande par votre interlocuteur.		 Vos objectifs doivent être rédigés de la manière la plus claire et la plus simple possible.
Le vocabulaire doit être courant et précis.
En cas de doute, demandez à une personne maîtrisant la langue de l’interlocuteur de reformuler la demande.
Délais Loi de Parkinson : délai maximum de 72 heures.
Les meilleurs résultats sont obtenus dans les 24 à 48 heures.
Découpez en jalons intermédiaires, si nécessaires (tâches importantes), pour obtenir des délais plus courts.
Volume N’adressez qu’un seul jalon à la fois lorsque c’est possible (maximum deux). Éliminez avant de déléguer les tâches suivantes
Formulation Une formulation claire avec des instructions claires :
– mission, objectifs, exemples, délai, formule de politesse		 Une formulation claire avec des instructions claires :
– mission, objectifs, exemples, délai, retour, formule de politesse
Demandez à la personne qu’elle vous soumette une liste des tâches à accomplir pour s’assurer de la compréhension de la mission.
Évaluation Demandez à consulter un extrait qualitatif et quantitatif du travail accompli s’il y a un doute.

Source : Adeline Carlier, Linkedin

Quatre étapes pour bien réussir votre délégation :

  1. Exposer la mission de manière simple et compréhensive : Une formulation claire avec des instructions claires.
  2. Clarifiez l’objectif : demandez à votre interlocuteur une reformulation ou un résumé des propos.
  3. Faites le point à la fin de chaque étape : N’attendez pas la fin pour dresser un bilan et vous apercevoir que la consigne n’a pas été comprise. Fixez des résultats intermédiaires, découpez la tâche en sous-tâches (jalons). Faites le point lors de cette phase et encouragez pour la suite.
  4. Dressez un bilan en fin de mission : valorisez les points forts et revenir sur les faiblesses pour encourager et favoriser l’amélioration. Faites un post mortem pour les projets d’importance.





https://youtu.be/rS_AoHc4uQQ