Nous savons que nous ne sommes pas faits pour traiter plusieurs tâches simultanément (multitasking). Certains continuent à y croire mais la science nous a prouvé le contraire.

Passer d’une tâche à l’autre nécessite un temps d’adaptation évalué à une minute.

Nous sommes tous conscients que le multitâche n’est pas la voie de l’efficacité, une réalité scientifiquement prouvée que certains persistent à ignorer.

1. Évitez le Multitâche : Changer de tâche demande une minute d’adaptation. Gagnez du temps en vous focalisant sur une seule tâche à la fois, éloignant les points de perturbation comme le désordre sur le bureau, les pop-ups, ou les applications ouvertes. Exemple : Vous travaillez sur un rapport important. Les notifications des réseaux sociaux et les emails vous interrompent constamment. Conseil : Désactivez les notifications, fermez les fenêtres d’emails, et concentrez-vous uniquement sur le rapport. Vous constaterez une amélioration de la productivité.

2. Traitez l’Information de Manière Structurée : Répondez à trois questions clés pour chaque information : Quelle est la prochaine étape ? Quelle est la durée et l’échéance de cette tâche ? Où stocker l’information une fois traitée ?

• Prochaine Étape : Anticipez les actions à mener, que ce soit un découpage en jalons ou une planification.
• Durée et Échéance : Déterminez le temps nécessaire à la tâche, sa date limite, et le début de l’action.
• Stockage de l’Information : Prévoyez où stocker l’information une fois traitée, que ce soit à la poubelle, dans un dossier fixe, ou un dossier mobile.

Exemple : Vous recevez un email avec une demande de projet. Conseil : Identifiez la prochaine étape (planification du projet), déterminez la durée et l’échéance (2 semaines), et choisissez où stocker l’information (dossier projet).

3. Conseils Pratiques :

• Si une tâche prend moins de 5 minutes, réalisez-la immédiatement.
• Si elle est estimée à moins de 15 minutes, placez-la dans votre todolist.
• Si elle prend plus de 15 minutes, inscrivez-la dans votre agenda.

Exemple : Une tâche de répondre à un email prend moins de 5 minutes. Conseil : Répondez immédiatement à l’email plutôt que de le reporter. Gagnez du temps en accomplissant rapidement les tâches courtes.

4. Boîte Magique : Utilisez une boîte avec couvercle pour libérer de l’espace sur votre bureau. Mettez-y ce qui n’est pas urgent, triez régulièrement, et fixez les priorités intégrées à votre todolist ou agenda.

Exemple : Votre bureau est encombré de documents et de post-its. Conseil : Utilisez une boîte avec couvercle. Triez les documents urgents, mettez le reste dans la boîte. Pendant une heure, triez et fixez les priorités.

5. Dossier Transportable : Adoptez une pochette ou un classeur mobile pour stocker les documents collectés de l’extérieur. Transférez son contenu dans la boîte magique après gestion des urgences.

Exemple : Vous recevez des brochures lors d’une réunion. Conseil : Utilisez une pochette transportable pour stocker les brochures. Après la réunion, transférez le contenu dans la boîte magique.

6. Bloc-Note : Utilisez un bloc-note comme point de mémorisation et d’organisation externe. Lorsque des notes s’accumulent, placez-les dans la « boîte magique ».

Exemple : Vous avez des pensées non liées au travail qui vous distraient. Conseil : Utilisez un bloc-note pour noter ces pensées. Quand le bloc-note accumule des notes, mettez-les dans la boîte magique.

7. Gestion des Outils Numériques :

• Agenda Digital : Programmation et planification de toutes les tâches. Évitez le multitasking en fusionnant les agendas personnels et professionnels.
• Boîte Mail : Évitez les notifications, videz régulièrement la boîte de réception, transformez les emails en échéances pour les tâches.

Exemple : Programmez une réunion avec des participants. Prévoyez du temps entre chaque tâche pour éviter le multitasking. Conseil : Désactivez les notifications de mails, videz régulièrement la boîte de réception, transformez un email en échéance pour une tâche.

Ces conseils simples mais puissants peuvent transformer votre approche de la gestion du temps, vous permettant d’être plus productif et concentré sur l’essentiel.

Todolist : Reportez chaque tâche pensée dans votre todolist, un contenant provisoire avant son transfert dans l’agenda. Exemple : Vous pensez à une tâche à accomplir plus tard. Conseil : Ajoutez la tâche à votre todolist. Transférez-la ensuite dans votre agenda pour une planification précise.

Pour aller plus loin :

Gérer les points de perturbation

Les points de perturbation sont nombreux :

• le bazar sur votre bureau ou à portée de main
• les pop-up vous alertant d’un mail ou d’un post,
• le post-it sur votre écran,
• le document ou la feuille de calcul ouverte,
• les multiples applications ouvertes sur votre bureau,
• …

Imaginez tout ce temps que vous allez gagner en vous concentrant sur une tâche et sur une seule sans être perturbé(e) par d’autres tâches ou informations.

Comment traiter l’information ?

Les trois questions à se poser :

1. Quelle est la prochaine étape liée à cette information ?
2. Quelle est la durée et l’échéance de cette tâche ?
3. Quelle sera la destination de cette information une fois traitée ?

1- Quelle est la prochaine étape liée à cette information ?

Il ne s’agit pas nécessairement de conclure le sujet mais d’anticiper les actions à mener :

• découpage en jalons s’il s’agit d’une mission (WBS),
• planification s’il s’agit de tâches nombreuses (Gantt).

2- Quelle est la durée et l’échéance de cette tâche ?

Il s’agit de déterminer son temps de traitement.

• la date buttoir,
• la durée de la tâche,
• le début de l’action.

3- Quelle est la place de l’information une fois traitée ?

Une fois l’action terminée, où allez-vous stocker l’information :

• la poubelle,
• un dossier fixe (armoire, classeur, archive),
• un dossier mobile (portofolio, pochette),
• …

Conseil :

1. Si la tâche est estimée à moins de 5 mn, réalisez-là dans les meilleurs délais.
2. Si elle est estimée à moins de 15 mn, placez-la dans votre todolist.
3. Sil elle est supérieure à 15 mn, inscrivez-la dans votre agenda.

Comment stocker l’information ?

1- La « boite magique » :

Choisissez une boite avec un couvercle et suffisament grande.

• Regardez tout ce que vous avez sur votre bureau ou à portée de main,
• Traitez ce qui est urgent,
• Mettez tout le reste dans la boite en attendant de vous en occuper.

Cela va vous libérer de l’espace et limitera vos points de perturbation.

Durant une heure faites le tri et fixez les priorités en les intégrant à votre todolist ou à votre agenda.

2- Le « dossier transportable » :

Il peut s’agir d’une pochette transportable, d’un classeur mobile. Ce support vous permettra d’y stocker tous les documents que vous « récolterez » de l’extérieur :

• carte de visite,
• clé usb,
• brochure,
• documentation,
• …

Transvasez le contenu mobile dans la boite magique après avoir géré les urgences.

3- Le « bloc-note » :

Ce cahier est très utile car il est un point de mémorisation et d’organisation. C’est un accessoire externe de mémorisation. Un conseil : n’hésitez pas à l’utiliser dès que possible pour éviter les ruminations ou autres pensées nocturnes.

Chaque fois que des notes traînent dans votre cahier, arrachez la page et mettez-la dans la « magic box ».

Gérer les outils numériques

1- L’agenda digital

Votre agenda digital est à la fois le guide et le garant de vos missions.

Il va vous servir à programmer et à planifier toutes vos tâches.

• Prévoyez du temps entre chaque tâche,
• Ne vous fixez qu’une tâche à la fois,
• Invitez les participants concernés et fixez le contenu de manière précise (lieu, ordre du jour),
• Fixez-vous un maximum d’éléments,
• Fusionnez les agenda personnels, professionnels et ceux des collègues pour éviter le multitasking,
• Pour les activités récurrentes n’hésitez pas à les automatiser dans vos agendas.

2- La boite mail

La boite mail est un outil pouvant nuire à votre activité :

• notification de mails (à bannir),
• multitasking,
• videz régulièrement votre boite de réception,
• transformez un email en échéance lorsqu’il s’agit d’une tâche à accomplir.

Conseils :

Anticipez le comportement de vos interlocuteurs :

Exemple de messages utiles :

• Merci de ne pas répondre à cet email,
• Ne plus me mettre en copie de cet échange…

3- La todolist

A chaque fois que vous pensez à une tâche à réaliser, reportez-la dans votre todolist.

La todolist est un contenant provisoire qui doit être reporté dans votre agenda.

En adoptant une approche plus réfléchie et structurée de la gestion du temps, vous pouvez considérablement améliorer votre productivité et réduire les sources de distraction. Les exemples pratiques et conseils ci-dessus visent à vous guider vers une utilisation plus efficace de votre temps, à la fois au travail et dans votre vie quotidienne.

Conseils Supplémentaires :

1. Priorisez les Tâches :
   • Identifiez les tâches les plus importantes et prioritaires. Concentrez-vous sur celles-ci avant de passer aux autres.
2. Planifiez les Interventions Digitales :
   • Définissez des moments spécifiques pour vérifier vos emails et notifications, plutôt que de les laisser interrompre constamment votre flux de travail.
3. Apprenez à Dire « Non » :
   • Ne surchargez pas votre emploi du temps. Apprenez à refuser les tâches qui ne contribuent pas directement à vos objectifs.
4. Prenez des Périodes de Repos :
   • Intégrez des pauses régulières dans votre journée. Des moments de repos peuvent en réalité augmenter la productivité.
5. Évitez la Procrastination :
   • Si une tâche peut être accomplie rapidement, faites-la immédiatement. Évitez de reporter les petites tâches qui peuvent s’accumuler.
6. Réévaluez Vos Méthodes :
   • Périodiquement, réfléchissez à vos habitudes de travail. Identifiez ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré.
7. Apprenez de Vos Réussites et Échecs :
   • Analysez vos succès et vos erreurs pour ajuster continuellement votre approche de la gestion du temps.

En intégrant ces conseils dans votre routine quotidienne, vous développerez des compétences efficaces de gestion du temps. La clé réside dans la constance et l’adaptabilité. Restez flexible tout en suivant une structure qui favorise votre productivité et votre bien-être général.

Quelques outils digitaux :

1. Todoist (Android)
2. Any.do (Android)
3. Nozbe
4. EveryTask
5. Evernote
6. Todoist [ToDo list]
7. Asana [ToDo List]
8. Ticktick (Android)
9. Tasks: Astrid (Android)
10. Gantter [Gantt]
11. FacileThings 2 [GTD]
12. Google keep (Android)
13. Wunderlist (Android)

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